Dienstverband

Dienstverband

Het dienstverband kan beginnen! Zorg dat de nieuwe collega op de hoogte is van alle nodige informatie.

Start

Proeftijd

Via AFAS ontvang je de melding over de naderende einde proeftijd van een nieuwe collega. Voer voor het einde van de proeftijd een gesprek. Je kan hiervoor de cultuurwaarden GAST als uitgangspunt gebruiken. Maak een gespreksverslag en zorg dat je deze in het personeelsdossier in AFAS zet. Bespreek in dit gesprek ook het onderwerp werkgeluk. Vertel over de nut en de noodzaak van excellent werkgeverschap en dat we dit meten via 2daysmood. Toets of je collega 2daysmood kan vinden in de GAST app. Park Management stuurt de nieuwe collega na twee maanden een onboarding enquête via 2daysmood. Deze kan de collega anoniem invullen.

Vieren

PV

Toets of je collega bekend is met de personeelsvereniging: ’t Hofje. De PV organiseert jaarlijks leuke feesten, activiteiten en/of leuke cadeautjes. Aanmelden kan de collega zelf doen via AFAS.
Dit kan door je aan te melden in AFAS, naar de HR Portal te gaan en op arbeidsvoorwaarden te klikken. Hier vind je bovenaan een inschrijfformulier waar je alleen toestemming hoeft te geven dat er maandelijks €3,- van jouw salaris wordt ingehouden.

Geboorte / Huwelijk / Overlijden

Bij heugelijke of treurige gebeurtenissen vragen we je om altijd Park Management te informeren. Vaak zorgen we voor een attentie, bloemen en/of een kaart van de General Manager. Ontzorg je collega en informeer over bijzonder verlof bijvoorbeeld.

Verjaardag

Besteed aandacht aan de verjaardag van een collega! Park Management stuurt een attentie aan elke jarige met een persoonlijke kaart van de General Manager.

Medewerkersbijeenkomst

2-jaarlijks organiseren we voor alle collega’s een medewerkersbijeenkomst.

Jubilea

Via AFAS krijg je de melding bij een naderend jubileum van jouw collega. In AFAS kan je de jubileumregeling bekijken. Vier een feestje en betrek het team bij dit moment!

Afdelingsuitje

Je kan met jouw team een afdelingsuitje organiseren. Je kan kiezen voor een BBQ bij de 10-er Lodge of een diner hier op Hof. Mocht je hier een diner willen organiseren, overleg dan even met de F&B manager.

BBQ 10-er Lodge

Wil jij een BBQ organiseren voor jouw team? Dan kan je gebruik maken van onze 10-er Lodge. Reserveren voor de BBQ kan via shiftleader.edutainment@hofvansaksen.nl  Geef één of meerdere data door (alleen doordeweeks) en je hoort van ons of dit mogelijk is.

Waar kan je alles vinden?

• Op de dag zelf kan je de sleutel (206) ophalen bij Edutainment voor de 10-er Lodge
• BBQ + 2 tangen staan in het hokje achter de toiletten bij de 10-er Lodge
• Gasfles kan je ophalen bij de blauwe loods / Herman Perk
• Eten en drinken kan via de Noordermarkt besteld worden en daar afgehaald worden
• Muziek? Graag zelf even zorgen voor een box of een DJ
• Mocht je de houtkachel buiten aan willen, dan is hout verkrijgbaar bij Herman Perk

Na de BBQ, (graag uiterlijk de dag na de BBQ) voor 12:00 uur:

• BBQ + 2 tangen schoonmaken en weer terugzetten in het hokje achter de toiletten
• Alle vuilniszakken bij de 10-er Lodge vervangen en de volle zakken weggooien in een afvalcontainer
• Sleutel terugbrengen naar Edutainment
• Alles achterlaten zoals je het hebt aangetroffen
• Mocht je iets zien wat kapot is, geef dit dan door aan Edutainment en zet het in Techcontrol

Let op: de kosten voor de BBQ vallen onder het budget voor een afdelingsuitje.

Verzuim

Samenwerkingsafspraken met De Arbodienst

Voor jou als leidraad is er het stappenplan bij ziekte.

Agendaonderwerpen leidinggevende en De Arbodienst:

1. Bespreken actuele zieken (dossier check; zijn er nog ongetekende documenten/ taken die nog niet opgepakt zijn? Welke stappen moeten worden gezet om te komen tot herstel / in het kader van WVP / bespreken en ondertekenen verplichte documenten)
2. Verloop verzuimpercentage (kort, middellang en lang verzuim)
3. Trends binnen het verzuim op de afdeling (update vanuit adviseur)
4. Eigen regie op het verzuim (bespreken waar de leidinggevende hulp bij nodig heeft)
5. Om welke mensen die niet ziek zijn maakt de leidinggevende zich zorgen?
6. Top 3 middellang / lang verzuimers (indien van toepassing)
7. Top 3 frequent verzuimers (indien van toepassing)

Ziekte

Informeer je collega wat je moet doen als hij/zij ziek is. In de GAST app bij onderdeel “documenten” kan je de procedure bij ziekte doornemen. Iedere collega die 4 dagen thuis is vanwege ziekte sturen we een beterschapskaart met een zakje “opkikkertjes” in de brievenbus. Bij Park Management kan je de kaart, de kikkers en de port betaalde envelop afhalen. Schrijf een persoonlijk berichtje op de kaart en doe de attentie in de postzak bij de receptie.

Notities privacy

In verband met privacy vragen we je om geen medische informatie te noteren in gespreksverslagen of in Dotweb. Je kan een alternatieve tekst gebruiken om klachten te omschrijven, bekijk hier de alternatieven.

Lees hier hoe je gegevens in Dotweb kan bekijken, notities kan maken en documenten kan bekijken en uploaden.

Frequent verzuim

Van frequent verzuim is sprake wanneer iemand drie keer of meer per jaar (365 dagen) verzuimt. Hierop volgt een verzuim- / zorggesprek. Voer een frequent verzuimgesprek bij voorkeur wanneer je collega weer aanwezig is, maar uiterlijk binnen drie dagen na de hersteld melding. Het doel van het gesprek is het bespreekbaar maken van én het creëren van bewustwording ten aanzien van het verzuimgedrag.

Via het ‘Memo Zorggesprek’ lees je tips en tricks inzake het voeren van het zorggesprek, om je op weg te helpen. Graag ontvangen wij na het voeren van het gesprek een kort gespreksverslag, met het verzoek deze tevens te uploaden in het personeelsdossier in AFAS.

Wil je ondersteuning of advies bij het voeren van een zorggesprek? Neem dan gerust contact met Leonie Hullen, Adviseur Arbeid en Gezondheid bij De Arbodienst. Leonie is bereikbaar via 06 – 29 63 00 26 en per e-mail via Leonie.Hullen@dearbodienst.nl. Zij kan ook bij het gesprek zorggesprek aansluiten, indien je dit prettig vindt.

Na het gesprek upload je het gespreksverslag in AFAS.

Bedrijfsongeval

Wanneer een medewerker een ongeluk krijgt op de werkvloer is er altijd sprake van een bedrijfsongeval. In dat geval dient het ongeval geregistreerd te worden via het ongevallen registratieformulier.  Naast het invullen van het online formulier, vragen wij je om Park Management te informeren, het liefst via parkmanagement@hofvansaksen.nl, zodat we ook vanuit de General Manager iets kunnen laten horen aan de betreffende collega. Tenslotte zorgt Peter Holtman voor de juiste registratie van het ongeval, graag hem ook meenemen in de communicatie via p.holtman@hofvansaksen.nl Vanzelfsprekend gaat er een attentie naar de medewerker thuis. Heb je hier hulp bij nodig, dan kan je iets bestellen via Park Management.

Ziekte en vakantie

In aanvulling op het verzuimprotocol vragen wij je aandacht voor het opnemen van vakantie tijdens ziekte. De situatie kan zich voordoen dat een medewerker ziek is voor een langere periode én er staat een vakantie ingepland of de zieke medewerker doet een verzoek om vakantie op te nemen. In dat geval dienen we rekening te houden met een aantal wettelijke richtlijnen. We hebben namelijk instemming nodig van een zieke medewerker om vakantie-uren af te schrijven van zijn/haar verlofsaldo. Het is dus belangrijk om met de medewerker in gesprek te gaan en af te stemmen of de vakantie doorgang heeft.

Deze beslisboom helpt je om te gaan met vakantie tijdens ziekte van een medewerker. Je kan vanzelfsprekend altijd terecht bij HR met vragen over dit onderwerp.

Werkwijze

Tijdelijke arbeidsovereenkomst

Stel, de tijdelijke arbeidsovereenkomst van een medeweker uit jouw team loopt af. Dan krijg je ruim van tevoren een melding hiervan in AFAS. Alvorens een verlenging aan te bieden, is het belangrijk om een aantal feiten op een rij te zetten.

• Hoe functioneert de medewerker? Raadpleeg verslagen van einde proeftijd, functioneren en waarschuwingen in AFAS.
• Welk contractnummer is dit in de keten? Kan het nog verlengd voor een tijdelijke overeenkomst of kies je voor onbepaalde tijd?
• Welke contractvorm heeft deze medewerker en is deze nog passend?
• Hoeveel contracturen zijn afgesproken en is dit nog passend?
• Wat zijn de urensaldi: verlof en overuren in kaart brengen.
• Hoe vaak is de medewerker ziek geweest?

Mogelijk wil je een verlenging van de arbeidsovereenkomst aanbieden onder andere voorwaarden of met andere afspraken. Vanzelfsprekend kan je Petra of Maartje raadplegen voor advies of vragen. Bij situaties als langdurige ziekte of andere bijzonderheden is het sowieso raadzaam om contact te zoeken met hen. Vervolgens plan je tijdig een persoonlijk gesprek met de collega over het al dan niet verlengen van de arbeidsovereenkomst. Zorg tenslotte dat de betreffende collega minimaal één maand van tevoren via AFAS de schriftelijke bevestiging ontvangt.

Procedure magazijn

Informeer je collega, indien van toepassing over de procedure van het magazijn. In het magazijn staat een self-service terminal met touchscreen. Hier kan je mee te nemen artikelen, buiten de reguliere bestelling om, doorvoeren. De normale bestelprocedure blijft hetzelfde. Dus je blijft gewoon bestellen vanuit je eigen afdeling. Dit is puur een toevoeging als je iets vergeten bent te bestellen en het moet halen. We vragen je om zoveel mogelijk binnen de openingstijden het magazijn te bezoeken. Voor goederen die je urgent nodig hebt van het magazijn buiten openingstijden, vragen we je dit met je leidinggevende af te stemmen.

Werkwijze:

• Het werkt hetzelfde zoals je normaalgesproken bestelt vanaf de PC, echter kan het op deze terminal zonder inlog.
• Je drukt op de desbetreffende outletnaam en zoekt hier het product(en) op die je meeneemt en de aantallen hiervan.
• Als je dit hebt gedaan verstuur je de bestelling en wordt het gelijk op outlet niveau doorgevoerd.

De collega’s van het magazijn kunnen ook uitleg kunnen geven indien de situatie zich voordoet tijdens openingstijden van het magazijn.

Declaraties

Vertel je collega hoe we met declaraties omgaan. Alle declaraties kunnen via AFAS worden ingevoerd door de collega zelf. Het bedrag zal na jouw akkoord in AFAS worden uitbetaald met de volgende salarisbetaling. Indien iemand in overleg met jou een aankoop doet, kan er van te voren met een handtekening van de General Manager (of plaatsvervanger bij afwezigheid) een contant voorschot worden meegenomen. Dit bedrag en de omschrijving van de aanschaf noteer je op dit formulier. Met dit formulier kan je collega op werkdagen contant geld afhalen bij Finance.

Na aankoop dient het bonnetje met wisselgeld te worden ingeleverd bij Finance.

Financieel in balans? Geld besparen? Praktische tips?
Landal GreenParks biedt jou de mogelijkheid om kosteloos met een budgetcoach van FinaFit snel en persoonlijke financiële ondersteuning te krijgen.

Wat kun je verwachten als je met de budgetcoach contact opneemt?
Je belt of e-mailt direct naar FinaFit. Zij bellen je binnen één werkdag terug om een afspraak in te plannen. Je bepaalt zelf waar deze afspraak plaatsvindt (op het park, bij jou thuis of bij FinaFit op locatie) en hoe deze afspraak plaatsvindt (live of digitaal). Het is aan jou of je ook een eventuele partner meeneemt naar deze afspraak.

Na afloop van de afspraak weet je

• hoe je geld kunt besparen;
• of je recht hebt op bepaalde (financiële)regelingen;
• wat je inkomsten en uitgaven zijn;
• hoe je geld kunt overhouden.

De gesprekken met FinaFit zijn altijd vertrouwelijk en worden inhoudelijk niet met Landal GreenParks gedeeld.
Aanmelden Stuur een e-mail met je naam en je telefoonnummer naar info@finafit.nl of neem telefonisch contact op via 085 13 06 773. Meer informatie over FinaFit vind je op hun website www.finafit.nl.

Kloktijden

Voor alle afdelingen gelden de volgende regels omtrent kloktijden:

Begintijd van het rooster

• Klokken voor aanvang van roostertijd; registratie van uren start vanaf roostertijd. Bijvoorbeeld 09:00 uur roostertijd en klokt in om 08:50 uur; start registratie 09:00 uur.
• Klokken na aanvang van roostertijd; registratie van uren start vanaf de kloktijd. Bijvoorbeeld 09:00 uur roostertijd en klokt in om 9:02 uur; start registratie 09:02 uur. Waar sommigen van ons op dit moment deze kloktijd nog aan zouden passen naar 09:15 uur, blijft er in de nieuwe situatie dan dus 09:02 uur in de klokkaart staan. Natuurlijk ga ik ervan uit dat collega’s die te laat komen worden aangesproken op hun gedrag.

Eindtijd (van het rooster)

• Kloktijd is eindtijd. Bijvoorbeeld 19:00 uur roostertijd einde dienst en klokt uit om 19:07 uur; einde tijdregistratie is tot 19:07 uur. De kloktijd wordt dan niet aangepast naar 19:00 uur, maar blijft op 19:07 uur staan.
• Ook als iemand eerder uit klokt dan eindtijd blijft de geklokte tijd staan. Bijvoorbeeld 18.56 uur uitgeklokt met een eindtijd van 19.00 uur in het rooster, blijft 18.56 uur staan als kloktijd.

Registratie Nostradamus

• Er is een verschil tussen productieve en non-productieve uren, bekijk hier de definities.
• Bekijk hier de handleiding voor managers van Nostradamus

Slachtofferhulp; traumaloket

Mocht een collega een heftige calamiteit meemaken, dan kan je in overleg met de Safety Security Coördinator en/of de HR Business Partner, slachtofferhulp aanbieden; Traumaloket. Bekijk de werkwijze hier.

Ontwikkeling

Performance Management

Elke collega die van 1 januari tot 1 januari in dienst is, heeft jaarlijks een doelstellingengesprek, een voortgangsgesprek en een beoordelingsgesprek. Waarbij je het beoordelingsgesprek zou kunnen combineren met het doelstellingengesprek. Voor deze gesprekken hebben wij onze eigen GAST formulieren:

• doelstellingsgesprek medewerker 2024
• voortgangsgesprek medewerker 2024
• beoordelingsgesprek medewerker 2023
• doelstellingsgesprek leidinggevende 2024
• voortgangsgesprek leidinggevende 2024
• beoordelingsgesprek leidinggevende 2023

Met collega’s die later in het jaar in dienst treden, voer je een voortgangsgesprek. Voor meer informatie kan je terecht in AFAS.

Opleiding en trainingen

Er zijn een aantal standaard trainingen die jaarlijks worden gegeven, zoals een training Duits, Buddy training en Leiding geven bij Landal. Stem met jouw collega af of er een trainingsbehoefte is, en zo ja, welke? Voor vragen over opleidingen of trainingen kan je terecht bij Park Management.

Wanneer één van jouw medewerkers een training wil volgen, is dat mogelijk mits noodzakelijk om de functie uit te voeren. De trainingen via Learnit! zijn voor iedere medewerker vrij toegankelijk, ook in hun vrije tijd. Daarnaast is in de CAO Recreatie vastgesteld dat iedere medewerker recht heeft om met behoud van salaris (digitale) trainingen, opleidingen en cursussen te volgen, met een maximum van 38 uren per kalenderjaar. De dag en het tijdstip waarop de training, opleiding of cursus wordt gevolgd, wordt in overleg met de leidinggevende vastgesteld. Naast de 38 uren per kalenderjaar, heeft de medewerker recht om met behoud van salaris. Maximaal 16 uren per kalenderjaar examens voor deze trainingen af te leggen.

Voor Hof van Saksen geldt: wanneer jouw team behoefte heeft aan een training die niet in Learnit! staat, vraag je akkoord bij de General Manager. Na goedkeuring, moet er voor het organiseren van deze training goedkeuring aangevraagd worden bij  de Regional Director. Deze vraagt vervolgens akkoord bij de COO. Nadat iedereen akkoord is gegaan met het organiseren van de training, kan Hof van Saksen de training organiseren.

Veiligheid

Security en duty

Raad je collega aan om het telefoonnummer van security in de eigen telefoon te zetten: 0615882717. In geval van calamiteit of nood is er dag en nacht een collega van security die de telefoon opneemt. Noem ook dat bij levensbedreigende situaties altijd 112 gebeld kan worden. Daarnaast is er een duty (wisselende collega’s) die bereikbaar is via 0683343940. De duty kan je bellen als je security niet kan bereiken en je hebt een dringende situatie.

Het dutyreglement kan je hier vinden.

Tijdens de feestdagen hebben we een calamiteitenwijzer wie je kan bereiken bij welke situatie.

Arbeidstijden

Niet alleen om ons wettelijk aan de kaders te houden, maar ook voor een goede balans voor collega’s is het belangrijk om je aan het werktijdenbeleid te houden. Hierin staat de uitleg van verschillende contractvormen, hoe om te gaan met collega’s jonger dan 18 jaar, maximale roostertijden en arbeidstijden, bijzonder verlof etc.