Managers checklist

Managers checklist

Wat regel je vóór de 1^e werkdag voor je nieuwe collega? Zoals bekend begint de journey al bij het oriënteren op de jobsite en voert deze door tot aan de eerste werkdag. Jij, als leider van Hof van Saksen, vormt de basis voor de reis van een nieuwe collega. Jij maakt het verschil! Wist je dat we een onboarding leerpad hebben in de GAST app? Deze is verplicht om te volgen voor alle nieuwe collega’s.

Om iedere nieuwe collega een warm welkom te geven, volgens onze cultuurwaarden GAST, is de ‘Managers Checklist’ ontwikkeld. Op deze manier wordt er geen stap in het onboarding proces gemist en vindt de onboarding op een uniforme wijze plaats.

Herinner jij je het toeleven naar jouw eerste werkdag nog? Verplaats je in je nieuwe collega. Want realiseer je dat een nieuwe baan doorgaans als spannend wordt ervaren. Neem vooraf de tijd om je nieuwe collega een warm welkom te geven en betrokken te houden, door op regelmatige basis contact te hebben tussen het moment van aannemen en de 1e werkdag. Hoe? Volg de checklist.

WOP vóór de eerste dag (klik op de pijl hiernaast om de checklist te downloaden)

Afdeling informeren over komst nieuwe collega met de volgende info:

• Wat gaat de nieuwe collega doen, welke werkervaring neemt hij/zij mee?
• Informeer jouw afdeling over de nut en noodzaak van WOP plekken en ‘promoot’ de samenwerking.
• Communiceer een duidelijk functieprofiel/ taakomschrijving. Zowel naar de nieuwe collega als naar jouw team. Indien al helder is waar de nieuwe collega extra aandacht of begeleiding bij nodig heeft, deel dit dan vooraf met het team.

Voorbereidingen

• HR maakt een druppel aan voor toegang en koppelt deze aan Nostradamus.
• HR vraagt een naambadge aan, indien van toepassing.
• HR stuurt een uitnodiging voor het GASTvrij Welkom, maakt een inlog aan voor de GAST app + 2daysmood, GAST informatie toestuurt, huishoudelijk reglement en Greenkey.

Welkomstkaart naar huisadres + tussentijdse communicatie

• Zodra de nieuwe collega het WOP contract heeft getekend, stuur je een GAST welkomstkaart waarop je een persoonlijke tekst kan zetten om de nieuwe collega welkom te heten in je team – kaarten verkrijgbaar bij Park Management. (Zie Voorbeelden welkomstkaart)
• Aangeven bij wie de nieuwe collega tussentijds terecht kan met vragen + contactgegevens (leidinggevende of buddy).

Buddy aanwijzen en informeren over komst collega

• Een buddy van jouw afdeling neemt voor de eerste werkdag contact op met de nieuwe collega. Zorg dat jouw buddy getraind is: in de buddy training wordt er extra aandacht besteed aan het omgaan met diverse doelgroepen. Aanmelden kan via inclusie@hofvansaksen.nl .
• Rol- en taakverdeling bespreken (wie doet wat? – Leidinggevende versus Buddy)
• Buddy werkt in de eerste weken gedeeltelijk ‘boven sterkte’ (gemiddeld 8 uur) om nieuwe collega functioneel in te kunnen werken.

Inwerkprogramma opstellen + communiceren met nieuwe collega en afdeling(en)

• Informeer de nieuwe collega over de eerste werkdag, hoe deze er uit zal zien + GASTvrij Welkom.
• Opstellen inwerkprogramma voor 1e werkdag/-week + communiceren met nieuwe collega.
• Kennismakingsgesprekken plannen met collega’s van de afdeling.
• Medewerkerspaspoort delen.
• Vraag de nieuwe collega om de onboarding in de GAST app te volgen.
• Informeer de collega over Nostradamus. Vertel over de app en de website en deel de laatste versie van de Nostradamus handleiding. Omdat de nieuwe collega niet in AFAS staat, ontvangt hij/zij deze informatie niet automatisch.

Bedrijfskleding bestellen (indien van toepassing)

• Kledingmaat opvragen bij de nieuwe collega en kleding bestellen bij MW. Hier vind je een uitleg.

Account / kassa

• Indien van toepassing een kassapas aanvragen. Dit kan door de afdeling, voor- en achternaam en rechten idem als (naam medewerker) naar horeca@hofvansaksen.nl te mailen.
• Bij IT aanvragen en hardware klaarleggen (indien van toepassing)

WOP eerste dag

Persoonlijk ontvangst door manager of vervanger

• 1e aanspreekpunt naast de buddy

Koffie of thee drinken

• Neem de tijd om je nieuwe collega rustig te laten landen, zorg voor een warm welkom

Uitleg 1e werkdag en 1e werkweek

• Als basis dient het eerder opgestelde en toegestuurde inwerkprogramma.
• Is de WOP overeenkomst nog niet ondertekend? Zorg dat je deze geprint hebt klaarliggen op de eerste werkdag en dat deze terplekke wordt ondertekend, voordat men aan het werk gaat. Er mag niet gestart worden met werken, totdat de overeenkomst door beide partijen is ondertekend.

Koppelen aan buddy

• Uitleg hoe de rol van buddy zich verhoudt tot de rol van de leidinggevende.
  (met welke vragen kan je bij wie terecht? Buddy maakt collega wegwijs en vertelt over praktische zaken die van belang zijn)

Spullen in het kader van de uitoefening van de functie overhandigen:

• IT account
• Druppel
• Bedrijfskleding
• Medewerkerspaspoort (indien van toepassing)

Wegwijs maken

• Kennismaking met het eigen team
• Geef informatie over de verschillende afdelingen, wat zij doen en hoe deze samenwerken
• Laat zien waar de voorzieningen zijn; kapstok, toiletten, koffiecorners, lunchlocatie, etc.
• Benoem dat elke nieuwe collega de nieuwe medewerkersbijeenkomst verplicht bijwoont in de eerste twee maanden in dienst. Rooster de collega hiervoor in.
• Bij de nieuwe medewerkersbijeenkomst krijgt iedereen een presentatie en een uitgebreide rondleiding door hoofdgebouwen en een accommodatie.

Belangrijke huisregels en documenten toelichten

Alle genoemde documenten zijn terug te vinden in GAST app en AFAS.

• Huishoudelijk reglement (documenten in de GAST app)
• Bedrijfsprincipes
• Verzuimprocedure en arbobeleid
• Bedrijfskleding protocol
• Gedragscodes voor het gebruik van internet, intranet, e-mail, telefoon, computer en Social Media
• Personeelskortingen (documenten in de GAST app)
• Omgangsvormen (documenten in de GAST app)
• Bedrijfsnoodplan (documenten in de GAST app: afvinken)
• Roken in de pauze (nooit in het zicht van de gast)
• Hoe om te gaan met mobiele telefoon en geld op de werkplek
• Gasten altijd begroeten als je over het resort loopt, hoe begroeten

Systemen uitleggen

• GAST app (downloaden App Store of Google Play)
• 2daysmood
• Nostradamus: let op, deze collega is niet automatisch gekoppeld, deze klokkaart kan je zelf aanmaken door de stappen in de bijlage te volgen. Het verlofsaldo kan het beste ingezien worden via de webpagina. Roosters en verlof aanvragen kan het beste via de app (Iphone of Android)
• Laura / Aloha / RSS / TIM / TechControl / CycleShare / Amplixs
• Overige belangrijke systemen in het kader van de functie

Praktische zaken delen

• Telefoonlijst (documenten in de GAST app)
• Hoe vraag je vakantie aan
• Maaltijdenregeling
• Hoe gaan we met elkaar om? (GAST, vertrouwenspersoon)
• GDPR/AVG; hoe werkt dat binnen Landal? Een WOP collega kan deze documenten niet bekijken, wijs hem/haar erop dat als hier vragen over zijn dat deze bij jou gesteld kunnen worden.
• Sustainability; hoe gaan we daar mee om? Introduceer de E-spiration Duurzaam en Betrokken Ondernemen landalduurzaamheid.nl
• Vraag of er sprake is van relaties op de werkvloer . Zoja, geef dit aan en vraag een brief op via ‘Vraag het HR’.

Tijd vrij maken voor

• Ondertekenen WOP overeenkomst, indien dit nog niet is gedaan. Zie uitleg 1^e werkdag en werkweek.
• Tussentijdse (evaluatie)gesprekken met manager

Verwachtingen communiceren

• Onboarding in GAST app
• Medewerkerspaspoort
• Communiceren van een duidelijk functieprofiel/ taakomschrijving. Zowel naar de nieuwe collega als naar het team.
• Evaluatiemomenten à na 1 week met jou, WPDA en Peter Holtman. 1 week voor einde proeftijd / 1 maand voor einde contract
• Overlegmomenten

Einde-1^e-dag-gesprek

• Eerste indruk?
• Tips?
• Tops?

Regulier vóór de eerste dag

Afdeling informeren over komst nieuwe collega met de volgende info:

• Wat gaat de nieuwe collega doen, welke werkervaring neemt hij/zij mee?
• Bij leidinggevenden een link naar het LinkedIn profiel, zodat collega’s een welkomstbericht via LinkedIn kunnen sturen.

Noodzakelijke formulieren bij nieuwe collega opvragen:

• Kopie geldig identiteitsbewijs of paspoort (geen rijbewijs)
• Indiensttredingsformulier
• Mocht de nieuwe medewerker al eerder in dienst geweest zijn, vraag dan een ander mailadres op.
• Aangeven bij wie de nieuwe collega tussentijds terecht kan met vragen + contactgegevens (leidinggevende of buddy).

Collega opvoeren in AFAS zodat:

• Het contract kan worden opgesteld. Geef je nieuwe collega een seintje dat deze klaar staat in AFAS (link ontvangen per e-mail).
• De inlogcode voor de Landal GreenParks onboarding app wordt verzonden.
• HR een druppel voor toegang kan aanmaken en deze koppelt aan Nostradamus.
• HR een naambadge kan aanvragen, indien van toepassing.
• HR een uitnodiging stuurt voor het GASTvrij Welkom, inlog aanmaakt voor de GAST app+ 2daysmood, GAST informatie toestuurt, huishoudelijk reglement en Greenkey.

• Zodra de nieuwe collega de arbeidsovereenkomst in AFAS heeft getekend, stuur je een GAST welkomstkaart waarop je een persoonlijke tekst kan zetten om de nieuwe collega welkom te heten in je team – kaarten verkrijgbaar bij Park Management.  (Zie Voorbeelden welkomstkaart)

Buddy aanwijzen en informeren over komst collega

• Een buddy van jouw afdeling neemt voor de eerste werkdag contact op met de nieuwe collega.
• Rol- en taakverdeling bespreken (wie doet wat? – Leidinggevende versus Buddy)
• Buddy werkt in de 1e weken gedeeltelijk ‘boven sterkte’ (gemiddeld 8 uur) om nieuwe collega functioneel in te kunnen werken

Inwerkprogramma opstellen + communiceren met nieuwe collega en afdeling(en)

• Informeer de nieuwe collega over de eerste werkdag, hoe deze er uit zal zien.
• Toelichting GASTvrij Welkom en (in dien van toepassing) GASTvrij Leiderschap.
• Opstellen inwerkprogramma voor 1e werkdag/-week + communiceren met nieuwe collega.
• Kennismakingsgesprekken plannen met collega’s van de afdeling.
• Bij leidinggevenden: kennismakingsgesprekken plannen bij andere afdelingen.
• Medewerkerspaspoort delen.
• Vraag de nieuwe collega om de onboarding in GAST app te volgen

Bedrijfskleding bestellen (indien van toepassing)

• Kledingmaat opvragen bij de nieuwe collega en kleding bestellen bij MW. Hier vind je een uitleg.

Account / kassa

• Indien van toepassing een kassapas of reprépas aanvragen. Dit kan door de afdeling, voor- en achternaam en rechten idem als (naam medewerker) naar horeca@hofvansaksen.nl te mailen.
• Bij IT aanvragen en hardware klaarleggen (indien van toepassing)

Trainingsaanbod selecteren (indien van toepassing)

• Aanmelden voor functionele trainingen

Maaltijden

• In de GAST app staat informatie over lunch en diner (Hof van Saksen -> 3e tabblad: documenten). Indien je tussen 17.00 uur – 20.00 uur niet thuis kunt eten, dan is de maaltijd gratis.

Regulier eerste dag

Persoonlijk ontvangst door manager of vervanger

• 1e aanspreekpunt naast de buddy

Koffie of thee drinken

• Neem de tijd om je nieuwe collega rustig te laten landen, zorg voor een warm welkom

Uitleg 1e werkdag en 1e werkweek

• Als basis dient het eerder opgestelde en toegestuurde inwerkprogramma.
• NB Is de arbeidsovereenkomst nog niet ondertekend? Zorg dat je de arbeidsovereenkomst geprint hebt klaarliggen op de eerste werkdag en dat deze terplekke wordt ondertekend, voordat men aan het werk gaat. Er mag niet gestart worden met werken, totdat de arbeidsovereenkomst door beide partijen is ondertekend.
• Een nieuwe leidinggevende zet een handtekening op het leiderschapsmanifest (bovenverdieping kantoren Havezate)

Koppelen aan buddy

• Uitleg hoe de rol van buddy zich verhoudt tot de rol van de leidinggevende.
  (met welke vragen kan je bij wie terecht? Buddy maakt collega wegwijs en vertelt over praktische zaken die van belang zijn)

Spullen in het kader van de uitoefening van de functie overhandigen:

• Apparaten; laptop, mobiele telefoon, etc.
• IT account
• Druppel
• Bedrijfskleding
• Medewerkerspaspoort (indien van toepassing)

Wegwijs maken

• Waar kan je je auto parkeren, hoe en waar moet je in- en uitklokken
• Kennismaking met het eigen team
• Geef informatie over de verschillende afdelingen, wat zij doen en hoe deze samenwerken
• Laat zien waar de voorzieningen zijn; kapstok, toiletten, koffiecorners, lunchlocatie, etc.
• Benoem dat elke nieuwe collega de nieuwe medewerkersbijeenkomst verplicht bijwoont in de eerste twee maanden van het dienstverband. Rooster de collega hiervoor in.
• Bij de nieuwe medewerkersbijeenkomst krijgt iedereen een presentatie en een uitgebreide rondleiding door hoofdgebouwen en een accommodatie
• Leg uit hoe Outlook werkt. Stel ook een nieuwe handtekening in voor de nieuwe collega en laat zien hoe je het lettertype instelt.
• Ook in Word kan je het huisstijl lettertype instellen

Belangrijke huisregels en documenten toelichten

Alle genoemde documenten zijn terug te vinden in de GAST app en AFAS.

• Huishoudelijk reglement (documenten in de GAST app)
• Bedrijfsprincipes
• Verzuimprocedure en arbobeleid
• Bedrijfskleding protocol
• Gedragscodes voor het gebruik van internet, intranet, e-mail, telefoon, computer en Social Media
• Personeelskortingen (documenten in de GAST app)
• Omgangsvormen (documenten in de GAST app)
• Bedrijfsnoodplan, afvinken via de GAST app bij het kopje documenten
• Roken in de pauze (nooit in het zicht van de gast)
• Hoe om te gaan met mobiele telefoon en geld op de werkplek
• Gasten altijd begroeten als je over het resort loopt, hoe begroeten

Systemen uitleggen

• AFAS (inloggegevens ontvangen)
• GAST app (downloaden App Store of Google Play)
• 2daysmood
• Nostradamus. Het verlofsaldo kan het beste ingezien worden via de webpagina. Roosters en verlof aanvragen kan het beste via de app (Iphone of Android)
• Learnit!
• Laura / Aloha / RSS / TIM / TechControl / CycleShare / Amplixs

Overige belangrijke systemen in het kader van de functie

Praktische zaken delen

• Telefoonlijst (documenten in de GAST app)
• Hoe vraag je vakantie aan, hoe dien je een declaratie in
• Hoe gaan we met elkaar om? (GAST, vertrouwenspersoon)
• GDPR/AVG; hoe werkt dat binnen Landal?
• Sustainability; hoe gaan we daar mee om? Introduceer de E-spiration Duurzaam en Betrokken Ondernemen www.landalduurzaamheid.nl
• Vraag of er sprake is van relaties op de werkvloer . Zoja, geef dit aan en vraag een brief op via ‘Vraag het HR’.

Tijd vrij maken voor

• Ondertekenen arbeidsovereenkomst, indien dit nog niet is gedaan. Zie uitleg 1^e werkdag en werkweek.
• Handtekening + afwezigheid assistent e-mail account inrichten, zie documenten in de GAST app
• Voicemail telefoon inspreken (indien van toepassing)
• Volgen van (verplichte) online instructies / functionele trainingen
• Tussentijdse (evaluatie)gesprekken met manager
• Uitleg nevenactiviteiten en het registreren daarvan

Verwachtingen communiceren

• Onboarding in GAST app
• Medewerkerspaspoort (eindverantwoordelijkheid ligt bij medewerker zelf)
• Evaluatiemomenten
• Overlegmomenten
• 6 maanden evaluatiegesprek met leidinggevende van manager
• Uitleg jaarlijkse gesprekken: Doelstellingsgesprek, Voortgangsgesprek, Beoordelingsgesprek
• Startgesprek voeren na einde proeftijd à focus op talent en toekomst. Is de collega op de juiste plek, zijn er doorgroeimogelijkheden/wensen?

Einde-1^e-dag-gesprek

• Eerste indruk?
• Tips?
• Tops?

Stagiair vóór de eerste dag

Afdeling informeren over komst nieuwe collega met de volgende info:

• Wat gaat de nieuwe collega doen, welke werkervaring neemt hij/zij mee?
• Informeer jouw afdeling over de nut en noodzaak van stage plekken en ‘promoot’ de samenwerking.
• Communiceer een duidelijk functieprofiel/ taakomschrijving. Zowel naar de nieuwe collega als naar jouw team. Indien al helder is waar de nieuwe collega extra aandacht of begeleiding bij nodig heeft, deel dit dan vooraf met het team.

Noodzakelijke formulieren bij nieuwe collega opvragen:

• Kopie geldig identiteitsbewijs of paspoort (geen rijbewijs)
• Indiensttredingsformulier

Voorbereidingen

• HR maakt een druppel aan voor toegang en koppelt deze aan Nostradamus.
• HR vraagt een naambadge aan, indien van toepassing.
• HR stuurt een uitnodiging voor het GASTvrij Welkom, maakt een inlog aan voor de GAST app + 2daysmood, GAST informatie toestuurt, huishoudelijk reglement en Greenkey.

Welkomstkaart naar huisadres + tussentijdse communicatie

• Zodra de nieuwe collega het stage contract heeft getekend, stuur je een GAST welkomstkaart waarop je een persoonlijke tekst kan zetten om de nieuwe collega welkom te heten in je team – kaarten verkrijgbaar bij Park Management. (Zie Voorbeelden welkomstkaart)
• Aangeven bij wie de nieuwe collega tussentijds terecht kan met vragen + contactgegevens (leidinggevende of buddy).

Buddy aanwijzen en informeren over komst collega

• Een buddy van jouw afdeling neemt voor de eerste werkdag contact op met de nieuwe collega. Zorg dat jouw buddy getraind is. Nog training nodig? Vraag dit aan bij Park Management
• Rol- en taakverdeling bespreken (wie doet wat? – Leidinggevende versus Buddy)
• Buddy werkt in de 1^e weken gedeeltelijk ‘boven sterkte’ (gemiddeld 8 uur) om nieuwe collega functioneel in te kunnen werken.

Inwerkprogramma opstellen + communiceren met nieuwe collega en afdeling(en)

• Informeer de nieuwe collega over de eerste werkdag, hoe deze er uit zal zien + GASTvrij Welkom.
• Opstellen inwerkprogramma voor 1^e werkdag/-week + communiceren met nieuwe collega.
• Kennismakingsgesprekken plannen met collega’s van de afdeling.
• Medewerkerspaspoort delen.
• Vraag de nieuwe collega om de onboarding in de GAST app te volgen.
• Informeer de collega over Nostradamus. Vertel over de app en de website en deel de laatste versie van de Nostradamus handleiding.
• Vraag of de stagiair wil verblijven op Hof van Saksen. Dit is mogelijk tijdens de stageperiode. Vraag dit aan bij de receptie via dit formulier en stuur het huisreglement voor stageboerderijen naar de stagiair.
• Stuur het regelement HBO MBO stagiairs op Hof van Saksen op naar de stagiair.

Bedrijfskleding bestellen (indien van toepassing)

• Kledingmaat opvragen bij de nieuwe collega en kleding bestellen bij MW. Hier vind je een uitleg.

Account / kassa

• Indien van toepassing een kassapas. Dit kan door de afdeling, voor- en achternaam en rechten idem als (naam medewerker) naar horeca@hofvansaksen.nl te mailen.
• Bij IT aanvragen en hardware klaarleggen (indien van toepassing)

Stagiair eerste dag

Persoonlijk ontvangst door manager of vervanger

• 1^e aanspreekpunt naast de buddy

Koffie of thee drinken

• Neem de tijd om je nieuwe collega rustig te laten landen, zorg voor een warm welkom

Uitleg 1^e werkdag en 1^e werkweek

• Als basis dient het eerder opgestelde en toegestuurde inwerkprogramma.
• Is de stage overeenkomst nog niet ondertekend? Zorg dat je deze geprint hebt klaarliggen op de eerste werkdag en dat deze terplekke wordt ondertekend, voordat men aan het werk gaat. Er mag niet gestart worden met werken, totdat de overeenkomst door beide partijen is ondertekend.
• Zorg ook dat je de stageovereenkomst hebt getekend die vanuit school wordt gestuurd.

Koppelen aan buddy

• Uitleg hoe de rol van buddy zich verhoudt tot de rol van de leidinggevende.
  (met welke vragen kan je bij wie terecht? Buddy maakt collega wegwijs en vertelt over praktische zaken die van belang zijn)

Spullen in het kader van de uitoefening van de functie overhandigen:

• IT account
• Druppel
• Bedrijfskleding
• Medewerkerspaspoort (indien van toepassing)

Wegwijs maken

• Kennismaking met het eigen team
• Geef informatie over de verschillende afdelingen, wat zij doen en hoe deze samenwerken
• Laat zien waar de voorzieningen zijn; kapstok, toiletten, koffiecorners, lunchlocatie, etc.
• Benoem dat elke nieuwe collega de nieuwe medewerkersbijeenkomst verplicht bijwoont in de eerste twee maanden in dienst. Rooster de collega hiervoor in.
• Bij de nieuwe medewerkersbijeenkomst krijgt iedereen een presentatie en een uitgebreide rondleiding door hoofdgebouwen en een accommodatie.

Belangrijke huisregels en documenten toelichten

Alle genoemde documenten zijn terug te vinden in de GAST app en AFAS.

• Huishoudelijk reglement (documenten in de GAST app)
• Bedrijfsprincipes
• Verzuimprocedure en arbobeleid
• Bedrijfskleding protocol
• Gedragscodes voor het gebruik van internet, intranet, e-mail, telefoon, computer en Social Media
• Personeelskortingen (documenten in de GAST app)
• Omgangsvormen (documenten in de GAST app)
• Bedrijfsnoodplan (documenten in de GAST app: afvinken)
• Roken in de pauze (nooit in het zicht van de gast)
• Hoe om te gaan met mobiele telefoon en geld op de werkplek
• Gasten altijd begroeten als je over het resort loopt, hoe begroeten

Systemen uitleggen

• GAST app (downloaden App Store of Google Play)
• AFAS
• 2daysmood
• Nostradamus. Het verlofsaldo kan het beste ingezien worden via de webpagina. Roosters en verlof aanvragen kan het beste via de app (Iphone of Android)
• Laura / Aloha  / RSS / TIM / TechControl / CycleShare / Amplixs
• Overige belangrijke systemen in het kader van de functie

Praktische zaken delen

• Telefoonlijst (documenten in de GAST app)
• Hoe vraag je vakantie / vrije dagen aan en hoeveel heb je er als stagiair
• Maaltijdenregeling (documenten in de GAST app)
• Hoe gaan we met elkaar om? (GAST, vertrouwenspersoon)
• GDPR/AVG; hoe werkt dat binnen Landal?
• Sustainability; hoe gaan we daar mee om? Introduceer de E-spiration Duurzaam en Betrokken Ondernemen www.landalduurzaamheid.nl
• Vraag of er sprake is van relaties op de werkvloer . Zoja, geef dit aan en vraag een brief op via ‘Vraag het HR’.

Tijd vrij maken voor

• Ondertekenen stage overeenkomst, indien dit nog niet is gedaan. Zie uitleg 1^e werkdag en werkweek.
• Tussentijdse (evaluatie) gesprekken met manager

Verwachtingen communiceren

• Onboarding in de GAST app
• Medewerkerspaspoort
• Communiceren van een duidelijk functieprofiel/ taakomschrijving. Zowel naar de nieuwe collega als naar het team.
• Evaluatiemomenten
• Overlegmomenten

Einde-1^e-dag-gesprek

• Eerste indruk?
• Tips?
• Tops?

Leerling vóór de eerste dag

Afdeling informeren over komst nieuwe collega met de volgende info:

• Wat gaat de nieuwe collega doen, welke werkervaring neemt hij/zij mee?
• Informeer jouw afdeling over de nut en noodzaak van leerplekken en ‘promoot’ de samenwerking.
• Park Management kondigt de indiensttreding aan via de memo in de GAST app.

Noodzakelijke formulieren bij nieuwe collega opvragen:

• Kopie geldig identiteitsbewijs of paspoort (geen rijbewijs): Belangrijk is dat alles zichtbaar en leesbaar is, geen gegevens afgeschermd of geblurd
• Indiensttredingsformulier
• Aks een leerling de Hof van Saksen Academy volgt: aanvragen studieovereenkomst leerling via “vraag het HR” > NAW + cursusgeld doorgeven.

Collega opvoeren in AFAS zodat:

• Het leerlingcontract kan worden opgesteld. Geef je nieuwe collega een seintje dat deze klaar staat in AFAS (link ontvangen per e-mail).
• De inlogcode voor de Landal GreenParks onboarding app wordt verzonden.
• HR een druppel voor toegang kan aanmaken en deze koppelt aan Nostradamus.
• HR een naambadge kan aanvragen, indien van toepassing.
• HR een uitnodiging stuurt voor het GASTvrij Welkom, inlog aanmaakt voor de GAST app + 2daysmood, GAST informatie toestuurt, huishoudelijk reglement en Greenkey.

Praktijkovereenkomst

• Leerlingen krijgen twee overeenkomsten, eentje voor de praktijk (ondertekend door school, de leerling en Hof van Saksen) en een overeenkomst tussen de overeenkomst tussen de leerling en Hof van Saksen (AFAS).
• Het is belangrijk dat de praktijkovereenkomst ondertekend is en ook geupload wordt in AFAS, alleen op deze manier ontvangen we subsidie.

Welkomstkaart naar huisadres + tussentijdse communicatie

• Zodra de nieuwe collega het contract heeft getekend, stuur je een GAST welkomstkaart waarop je een persoonlijke tekst kan zetten om de nieuwe collega welkom te heten in je team – kaarten verkrijgbaar bij Park Management.
• Aangeven bij wie de nieuwe collega tussentijds terecht kan met vragen + contactgegevens (leidinggevende of buddy).

Buddy aanwijzen en informeren over komst collega

• Een buddy van jouw afdeling neemt voor de eerste werkdag contact op met de nieuwe collega. Zorg dat jouw buddy getraind is. Nog training nodig? Vraag dit aan bij Park Management
• Rol- en taakverdeling bespreken (wie doet wat? – Leidinggevende versus Buddy)
• Buddy werkt in de 1e weken gedeeltelijk ‘boven sterkte’ (gemiddeld 8 uur) om nieuwe collega functioneel in te kunnen werken.

Inwerkprogramma opstellen + communiceren met nieuwe collega en afdeling(en)

• Inwerkprogramma opstellen + communiceren met nieuwe collega en afdeling(en)
• Informeer de nieuwe collega over de eerste werkdag, hoe deze er uit zal zien + GASTvrij Welkom.
• Opstellen inwerkprogramma voor 1e werkdag/-week + communiceren met nieuwe collega.
• Kennismakingsgesprekken plannen met collega’s van de afdeling.
• Medewerkerspaspoort delen.
• Vraag de nieuwe collega om de onboarding in de GAST app te volgen.
• Informeer de collega over Nostradamus. Vertel over de app en de website en deel de laatste versie van de Nostradamus handleiding. Omdat de nieuwe collega niet in AFAS staat, ontvangt hij/zij deze informatie niet automatisch.

Bedrijfskleding bestellen (indien van toepassing)

• Kledingmaat opvragen bij de nieuwe collega en kleding bestellen bij MW. Hier vind je een uitleg.

Account / kassa

• Indien van toepassing een kassapas. Dit kan je aanvragen door de afdeling, voor- en achternaam en rechten idem als (naam medewerker) naar horeca@hofvansaksen.nl te mailen.

Leerling eerste dag

Persoonlijk ontvangst door manager of vervanger

• 1e aanspreekpunt naast de buddy

Koffie of thee drinken

• Neem de tijd om je nieuwe collega rustig te laten landen, zorg voor een warm welkom

Uitleg 1e werkdag en 1e werkweek

• Als basis dient het eerder opgestelde en toegestuurde inwerkprogramma.
• Zijn de praktijk- en arbeidsovereenkomst nog niet ondertekend? Zorg dat je deze geprint hebt klaarliggen op de eerste werkdag en dat deze terplekke wordt ondertekend, voordat men aan het werk gaat. Er mag niet gestart worden met werken, totdat de overeenkomst door beide partijen is ondertekend.

Koppelen aan buddy

• Uitleg hoe de rol van buddy zich verhoudt tot de rol van de leidinggevende.
  (met welke vragen kan je bij wie terecht? Buddy maakt collega wegwijs en vertelt over praktische zaken die van belang zijn)

Spullen in het kader van de uitoefening van de functie overhandigen:

• Druppel
• Bedrijfskleding
• Medewerkerspaspoort (indien van toepassing)

Wegwijs maken

• Kennismaking met het eigen team
• Geef informatie over de verschillende afdelingen, wat zij doen en hoe deze samenwerken
• Laat zien waar de voorzieningen zijn; kapstok, toiletten, koffiecorners, lunchlocatie, etc.
• Benoem dat elke nieuwe collega de nieuwe medewerkersbijeenkomst verplicht bijwoont in de eerste twee maanden in dienst. Rooster de collega hiervoor in.
• Bij de nieuwe medewerkersbijeenkomst krijgt iedereen een presentatie en een uitgebreide rondleiding door hoofdgebouwen en een accommodatie.

Belangrijke huisregels en documenten toelichten

Alle genoemde documenten zijn terug te vinden in GAST app en AFAS.

• Is het contract getekend? Zo niet, gezamenlijk doen.
• Studieovereenkomst retour via “Vraag het HR”? Samen ondertekenen en retour sturen.
• Huishoudelijk reglement (documenten in GAST app)
• Bedrijfsprincipes
• Verzuimprocedure en arbobeleid
• Bedrijfskleding protocol
• Gedragscodes voor het gebruik van internet, intranet, e-mail, telefoon, computer en Social Media
• Personeelskortingen (documenten in GAST app)
• Omgangsvormen (documenten in GAST app)
• Bedrijfsnoodplan (documenten in GAST app: afvinken)
• Roken in de pauze (nooit in het zicht van de gast)
• Hoe om te gaan met mobiele telefoon en geld op de werkplek
• Gasten altijd begroeten als je over het resort loopt, hoe begroeten

Systemen uitleggen

• GAST app (downloaden App Store of Google Play)
• AFAS
• 2daysmood
• Nostradamus. Het verlofsaldo kan het beste ingezien worden via de webpagina. Roosters en verlof aanvragen kan het beste via de app (Iphone of Android)
• Laura / Aloha / RSS / TIM / TechControl / CycleShare / Amplixs
• Overige belangrijke systemen in het kader van de functie

Praktische zaken delen

• Telefoonlijst (documenten in GAST app)
• Hoe vraag je vakantie / vrije dagen aan
• Maaltijdenregeling (documenten in GAST app)
• Hoe gaan we met elkaar om? (GAST, vertrouwenspersoon)
• GDPR/AVG; hoe werkt dat binnen Landal?
• Sustainability; hoe gaan we daar mee om? Introduceer de E-spiration Duurzaam en Betrokken Ondernemen www.landalduurzaamheid.nl
• Vraag of er sprake is van relaties op de werkvloer . Zoja, geef dit aan en vraag een brief op via ‘Vraag het HR’.

Tijd vrij maken voor

• Ondertekenen het praktijk overeenkomst, indien dit nog niet is gedaan. Zie uitleg 1e werkdag en werkweek.
• Tussentijdse (evaluatie) gesprekken met manager
• Uitleg nevenactiviteiten en het registreren daarvan

Verwachtingen communiceren

• Onboarding in GAST app
• Medewerkerspaspoort
• Communiceren van een duidelijk functieprofiel/ taakomschrijving. Zowel naar de nieuwe collega als naar het team.
• Evaluatiemomenten
• Overlegmomenten

Einde-1e-dag-gesprek

• Eerste indruk?
• Tips?
• Tops?