Werving en selectie

Werving en selectie

In deze journey lees je hoe we met werving en selectie omgaan binnen Hof van Saksen. Duidelijke afspraken zijn nodig, omdat er krapte is op de arbeidsmarkt. Snel schakelen is belangrijk, voor je het weet is een sollicitant aangenomen bij een andere werkgever. Daarnaast willen we onze cultuur GAST naleven en terug laten komen in de medewerkersjourney. Verplaats jezelf in de sollicitant; wat vind je zelf prettig, welke afspraken maak je en hoe lang laat je iemand wachten bijvoorbeeld.

Voorbereiding

Arbeidsplaats aanvragen

• Allereerst heb je een arbeidsplaats nodig voor een toekomstige collega. Om een arbeidsplaats te maken (als deze er niet is) typ je bovenin de zoekbalk van Workday “arbeidsplaats”. Je selecteert de optie “arbeidsplaats maken” en je kan van start met de aanvraag van een arbeidsplaats.
• Als je een medewerker gaat vervangen is er een arbeidsplaats beschikbaar. Dus hoef je deze niet opnieuw te maken.
• Ben je naar meerdere collega’s voor een specifieke functie op zoek. Vul dan bij het aanmaken gelijk het aantal posities in.
• Wat vul je in bij het aanvragen van een arbeidsplaats
  • Beschikbaarheidsdatum: de dag dat de functie kan starten.
  • Vroegst mogelijke startdatum (earliest hire date): Zo snel als mogelijk/wanneer je kan starten met de werving. Zet de datum op de dag van aanvraag.
  • salarisschaal: gebruik hiervoor het juiste hay-level. Bekijk hier welk hay-level jij moet invullen.
  • Job profile: kies het functieprofiel waar jij een medewerker voor aan wilt nemen. Het salaris voor dit functieprofiel staat vast en kan later niet worden aangepast.
  • Als je een aantal voorwaarden hebt waaraan je kandidaat moet voldoen, vul dit dan in zodat recruitment hier rekening mee kan houden.
  • Time type: Fulltime, parttime of flexible hours.
  • Let op bij de keuze flexible hours vul je ook een subtype in, dit is het contractsoort die eraan wordt gekoppeld. Zoals flexcontract (jaarurennorm) of een 5-38 contract.) Voor een ”Hulpkracht” laat je dit veld leeg!
  • Werknemerstypen: De verschillende Sub-Types kun je terugvinden door naar het document met de contractcombinaties te gaan.

Vacature aanvraag

• Je kan een vacature aanvraag starten door naar Workday te gaan en daar in de zoekbalk te typen: ”Vacature aanvraag maken”. Let op: deze aanvraag kan je alleen doen wanneer je de juiste arbeidsplaats vrij is of kan worden vervangen.
• klik hier om stap voor stap door het aanvraagproces te lopen.

Let op: Nieuwe vacatures dienen ook 2 weken intern te worden uitgezet! Dus heb je een nieuwe functie, communiceer dit dan ook intern. Iedereen moet de kans hebben om te reageren.

• Zorg samen met HR dat GAST terugkomt in de vacature tekst.
• Als alle stappen (via Workday) voltooid zijn komt de vacature online’ te staan op www.hofvansaksen.nl/werkenbij.
• Geef na het openen van een nieuwe vacature een seintje aan  werkgeluk@hofvansaksen.nl zodat deze meegenomen kan worden in de wekelijkse memo in de GAST app of wanneer je extra aandacht wilt geven op één van onze social media kanalen: werkenbijhofvansaksen Instagram en Facebook of LinkedIn
• Zou de vacature ingevuld kunnen worden door iemand met een afstand tot de arbeidsmarkt? Meld de vacature dan ook bij HR via werkgeluk@hofvansaksen.nl mogelijk staan er al kandidaten klaar die je kunt ontmoeten.
• Als de vacature gesloten moet worden, kan de afdelingsmanager dit doen in workday. Let op: de vacature sluit automatisch als de arbeidsplaats(en) voor de vacature is vervuld via workday.
• Indien je een kandidaat wil overzetten naar een andere vacature (Binnen de hele organisatie) neem dan contact op met HR of Dennis Krijt. Dit kan voorkomen wanneer de kandidaat bijvoorbeeld niet passend is in zijn/haar vacature maar misschien wel voor iemand anders. Tip: overleg altijd met de kandidaat of ze geïnteresseerd zijn in een andere functie.
• Alle afspraken omtrent stage kun je hier vinden

CAO Recreatie

Iedereen werkzaam bij Hof van Saksen valt onder de CAO Recreatie. Bij vragen vanuit de sollicitant zijn de afspraken uit de CAO Recreatie, het huishoudelijk reglement en het arbeidsvoorwaardenboekje van Landal van toepassing.

Sollicitaties

• Een sollicitant ontvangt via Workday geen automatische ontvangstbevestiging na een sollicitatie. Dit dien je altijd zelf te doen met het format uitnodiging of afwijzing.
• In Workday kan je de sollicitaties bekijken, binnen 4 dagen zorg je dat de sollicitant terugkoppeling krijgt. Hoe sneller hoe beter natuurlijk 😊.
• Nodig interne kandidaten van Hof van Saksen en Landal altijd standaard uit.
• Zijn er kandidaten die misschien passen bij een collega afdeling? Zorg dat je duidelijke afspraken maakt met de collega die de sollicitant gaat contacten.
• Noem altijd de reden van afwijzing. Een persoonlijke noot toevoegen mag vanzelfsprekend.
• Vraag aan sollicitanten voor een bijbaan geen CV op. Je kan een kort telefoontje plegen om bijvoorbeeld de beschikbaarheid uit te vragen en zo kan je meteen inschatten of je iemand wilt uitnodigen.
• Update de status van alle sollicitanten in Workday na ieder contactmoment.

Gesprekken

• Nodig een sollicitant uit voor een gesprek binnen 1 week (gerekend vanaf de dag dat je belt), hoe eerder hoe beter.
• Uitnodigen van kandidaten kan via bellen of WhatsApp, bevestig de afspraak via mail en stuur de cultuurwaarden mee, bij een leidinggevende stuur je ook het leiderschapsmanifest mee. Vertel dat het document(en) wordt besproken in het gesprek. Klik hier voor de tekst die je gebruikt om een uitnodiging te mailen.
• Voer maximaal 2 gesprekken met sollicitanten  en voor een bijbaan maximaal 1 gesprek.
• Hoe voer je eigenlijk een goed gesprek? Je kan een training volgen over het voeren van gesprekken in Learnit! Verder kan je hier tips, trucs en voorbeeldvragen vinden. Klik hier voor voorbeeldvragen voor een leidinggevende functie.
• Zorg in elk geval dat je in het gesprek de cultuurwaarden aan bod laat komen en bij een gesprek voor een leidinggevende functie is het leiderschapsmanifest een standaard onderwerp in het gesprek.

Referenties

Zorg dat je altijd een referentie checkt voordat je een kandidaat een aanbod doet.

Een referentie kan namelijk extra informatie opleveren of bijvoorbeeld een twijfel bevestigen/ontkrachten als het gaat om vaardigheden, kennis of gedrag. Het is belangrijk om een aantal regels te volgen als het gaan om het inwinnen van referenties:

• Voor het aannemen van hulpkrachten, stagiairs en WOP hoeft geen referentie te worden opgevraagd (maar dit staat je vrij om wel te doen).
• Wij kunnen alleen een referentie opvragen als de sollicitant hiermee instemt. Als een sollicitant een ex-werkgever als referent benoemd op de cv, dan mag je ervan uitgaan dat er toestemming is om contact op te nemen. Zo niet dan kan je in een gesprek aangeven dat we standaard referenties opvragen, je vraagt de sollicitant om de naam van de werkgever en de persoon met telefoonnummer. In het gesprek is het interessant om hier ook op door te vragen waarom bijvoorbeeld een specifieke werkgever wel of niet als referentie wordt gegeven.
• Voor leidinggevende functies is de richtlijn om minimaal twee referenties op te vragen.
• Dont’s: vraag niet naar het ziekteverzuim, politieke voorkeur, geaardheid of godsdienst.
• Vaak kiezen werkgevers voor een neutraal oordeel, vooral als de sollicitant minder goed functioneerde. Dit komt omdat een sollicitant naar de rechter mag stappen als een ex-werkgever te negatieve informatie geeft. Luister daarom goed “tussen de regels door” en stel eventueel een extra vraag. Voorbeelden van vragen die je kunt stellen zijn:
  • Hoe zou u persoonlijkheid van de kandidaat beschrijven?
  • Wat kunt u zeggen over de deskundigheid van de kandidaat?
  • Hoe hebt u de kandidaat ervaren als collega?
  • Welk advies geeft u aan een toekomstige werkgever?
  • Zou u de kandidaat opnieuw aannemen als u op dit moment een geschikte functie vacant zou hebben? (en zo nee, waarom niet?)

Mocht je ondersteuning wensen bij het voeren van sollicitatiegesprekken of met het opvragen van referenties, dan kan je ondersteuning vragen bij Kelsey de Vries, HR Adviseur (k.devries@hofvansaksen.org) of Petra Alkema, HR Manager (p.alkema@hofvansaksen.org) .

Terugkoppeling gesprekken

• Geef na een gesprek binnen 2 dagen telefonisch terugkoppeling aan de sollicitant.
• Update de status van de sollicitant in Workday.

Aanbod

• Doe de sollicitant een aanbod via Workday.
• Weten welk salaris je kan aanbieden? Bekijk hier het functiehuis en de salarisschalen.
• Hier kan je lezen wat het verschil is tussen fulltime/parttime of een flexcontract.
• Update de status van alle sollicitanten in Workday.
• Laat de sollicitant het indiensttredingsformulier invullen, samen met een kopie van hun paspoort/ID-kaart in Workday.
• Meld een nieuwe collega in dienst in Workday.

Afronding

• Zorg dat alle sollicitanten een terugkoppeling hebben gehad.
• Update de status van alle sollicitanten in Workday.

Mocht je in het sollicitatieproces andere wensen hebben, zoals bijvoorbeeld een assessment, dan kan je contact opnemen met Petra Alkema, (p.alkema@hofvansaksen.org)

Als je na 2 weken geen sollicitaties hebt ontvangen, dan zorgt recruitment voor extra online aandacht. Trek tijdig aan de bel indien je nauwelijks kandidaten ontvangt. Mocht er na deze 2 weken ook geen geschikte kandidaat zich hebben gemeld, dan kan je met recruitment in gesprek om te kijken welke acties we kunnen ondernemen.