Wettelijke kaders indienst
Beste collega’s,
Via deze weg vraag ik jullie aandacht voor het volgende.
Deze maand heeft een vervelend incident plaatsgevonden, als gevolg van het aannameproces. Voor ons allen een wake up call en reden om het proces hieromtrent opnieuw onder jullie aandacht te brengen.
Zoals de afgelopen weken al persoonlijk besproken in de line-up en het ondersteuningsoverleg is het van groot belang dat we in het aannameproces tot aan de eerste werkdag en daarna, de wettelijke kaders in ogenschouw nemen en hier naar handelen. Dit betekent onder andere het gebruik van de juiste formulieren maar ook het zetten van de juiste stappen op het juiste moment. Lees onderstaande goed door!
Hoe zit het ook al weer?
- Belangrijkste uitgangspunt is dat een nieuwe collega, zonder een ondertekende arbeidsovereenkomst geen arbeid mag verrichten. Is dit toch aan de orde, zorg dan dat je de arbeidsovereenkomst geprint hebt klaarliggen op de eerste werkdag en dat deze terplekke wordt ondertekend, voordat men aan het werk gaat. Indien de arbeidsovereenkomst niet is ondertekend en er wel arbeid is verricht, dan is er o.a. feitelijk geen proeftijd overeengekomen. Achterhaal tevens de reden waarom ondertekening tot op heden is uitgebleven, wellicht heeft je nieuwe collega een hulpvraag.
- Gebruik in het aannameproces te allen tijde de template arbeidsvoorwaardenvoorstellen. Door gebruik van het arbeidsvoorwaardenvoorstel weet je zeker dat de belangrijkste (juridische) punten op de juiste wijze worden aangestipt. Benoem, ook telefonisch, dat het om een voorstel gaat en dat dit voorstel nog niet de arbeidsovereenkomst betreft.
- Gebruik te allen tijde het meest recente ‘Formulier Indiensttreding’. Ook dit formulier voldoet aan alle wettelijke eisen en wordt hierop regelmatig aangepast. De meest recente versie vind je in AFAS.
- Voer de gegevens van jouw nieuwe collega zo snel mogelijk correct op in AFAS, zodat de arbeidsovereenkomst wordt opgesteld.
NB hierbij is het 4-ogenprincipe van groot belang. Het gebeurt te vaak dat er door de hoger leidinggevende ‘blind’ op akkoord wordt gedrukt, met alle gevolgen van dien. Neem de rol van 2e beoordelaar serieus. Zeker met het gegeven dat de slotcontrole door HR binnenkort komt te vervallen. Realiseer je dus wanneer er fouten ontstaan, je zelf verantwoordelijk bent voor het herstel en eventuele consequenties. - Om iedere nieuwe collega een warm welkom te geven, volgens onze cultuurwaarden GAST, is de ‘Managers Checklist’ ontwikkeld. Op deze wijze wordt geen stap gemist in het onboarding proces en vindt de onboarding op een uniforme wijze plaats.
- Vanuit HR is het standpunt dat proefdraaien niet is toegestaan. Hieraan kleven diverse risico’s. Proefdraaien zonder arbeidsovereenkomst komt juridisch gezien namelijk neer op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, zonder proeftijd met alle financiële consequenties van dien, ook als er maar één uur is ‘gewerkt’. De proeftijd is immers bedoeld om te testen of de potentiële collega over de juiste kennis, vaardigheden en competenties beschikt. Ook verzekeringstechnisch lopen we een risico; zonder arbeidsovereenkomst is men niet verzekerd. Wanneer je na het proefdraaien een arbeidsovereenkomst aanbiedt, mag er in basis geen proeftijd meer worden afgesproken, dit is een onwenselijke situatie.
Mocht er in een zeer noodzakelijk geval sprake zijn van proefdraaien, dan moet vooraf voor de potentiële collega helder zijn dat dit onderdeel is van de sollicitatieprocedure. We spreken dan van een test. De duur van de test moet beperkt zijn (2 tot 4 uur) en er vindt geen salarisbetaling plaats. Het doel en de concrete afspraken over de test moeten schriftelijk (per e-mail) zijn bevestigd aan de potentiële collega. - Mocht er in het voortraject of tijdens het dienstverband iets voorvallen, waarbij je twijfelt hoe te handelen, bespreek de situatie dan altijd met je leidinggevende en HR. Samen bepalen we vervolgens welke route het beste kan worden gevolgd.
- Ga een lastig gesprek nooit uit de weg en voer deze nooit alleen. Twee collega’s horen altijd meer dan één. Dit is voor jouw eigen veiligheid maar ook juridisch gezien van belang.
- Bevestig het mondeling gevoerde gesprek altijd schriftelijk en voeg deze bij het personeelsdossier in AFAS.
- Indien je afscheid wilt nemen van een collega en de proeftijd is verlopen, stem dan altijd met je leidinggevende en HR af of en op grond waarvan afscheid kan worden genomen. Het ontslag moet aannemelijk worden gemaakt. Met andere woorden, wat heb je als leidinggevende tot dat moment gedaan om je collega, binnen een redelijke termijn, succesvol te laten zijn (in een andere functie) en het belangrijkste; wat is daarvan vastgelegd op schrift en transparant aan werknemer gecommuniceerd? Bij het bepalen van de juiste route speelt ook nog mee of er sprake is van een contract voor bepaalde tijd of onbepaalde tijd.
- Wanneer een collega iets heeft gedaan dat in strijd is met onze (huishoudelijk)reglementen dan moet er snel en zorgvuldig worden gehandeld, binnen de wettelijke kaders. Dit betekent o.a. dat een collega na de gebeurtenis geen arbeid meer mag verrichten. Ook nu geldt: bespreek de situatie altijd eerst met je leidinggevende en HR.
- Ontslag op staande voet is de meest risicovolle manier van ontslag en is daarom bijna nooit aan de orde. Je collega verliest, middels deze vorm van afscheid, het recht op WW en zal waarschijnlijk alles in het werk stellen om het ontslag bij de kantonrechter aan te vechten. De kantonrechter kan het ontslag vervolgens terugdraaien. Hof van Saksen moet dan het loon met terugwerkende kracht betalen en mogelijk ook een (schade)vergoeding. Dit nog los van de gerechtelijke kosten van een dergelijke procedure. Tot slot wordt de gerechtelijke uitspraak altijd openbaar gemaakt, wat schadelijk kan zij voor het imago van Hof van Saksen. Spreek daarom altijd eerst van een non-actiefstelling. Met een non-actiefstelling (schorsing) leggen we aan de collega een (tijdelijk) verbod op om zijn werkzaamheden uit te voeren. Bijvoorbeeld omdat wij nader onderzoek willen doen betreffende een situatie of voorval.
Tot slot
Vooropgesteld ben jij als leidinggevende verantwoordelijk voor een compleet personeelsdossier van jouw teamleden, waaronder een ondertekende arbeidsovereenkomst. Vorig jaar is als hulpmiddel een signaal ingericht in AFAS. Als leidinggevende ontvang je een signaal, wanneer er nog te ondertekenen documenten van een collega uit jouw team, langer dan een week openstaan. Als aanvulling hierop heb ik mijn collega’s van Functioneel Beheer gevraagd om nog een extra signaal in te richten in AFAS. Als leidinggevende ontvang je binnenkort een signaal, op het moment dat een nieuwe collega de arbeidsovereenkomst op de eerste werkdag nog niet heeft ondertekend. Het is jouw verantwoordelijkheid om dit signaal te checken, op de dagen waarop nieuwe collega’s starten en verdere acties te ondernemen.
Mocht je nog vragen hebben, bel of e-mail gerust. Voor nu een fijne dag toegewenst.
Hartelijke groet,
Marieke Teuben