Werving en selectie

Werving en selectie

In deze journey lees je hoe we met werving en selectie omgaan binnen Hof van Saksen. Duidelijke afspraken zijn nodig, omdat er krapte is op de arbeidsmarkt. Snel schakelen is belangrijk, voor je het weet is een sollicitant aangenomen bij een andere werkgever. Daarnaast willen we onze cultuur GAST naleven en terug laten komen in de medewerkersjourney. Verplaats jezelf in de sollicitant; wat vind je zelf prettig, welke afspraken maak je en hoe lang laat je iemand wachten bijvoorbeeld.

Voorbereiding

• Je kan een vacature aanvragen door een mail te sturen naar Dennis Krijt (krijt.d@roompot.nl). Klik hier voor de details en het recruitmentproces.
• Klik hier voor het recruitmentproces van een stage vacature.
• Klik hier voor de handleiding van Ubeeo en zie onderstaande video voor de training.
• Zorg samen met HR dat GAST terugkomt in de vacature tekst.
• Binnen 1 werkdag staat de vacature online www.hofvansaksen.nl/werkenbij.
• Meld bij werkgeluk@hofvansaksen.nl dat je een vacature plaatst zodat we deze mee kunnen nemen in de wekelijkse memo in de GAST app.
• Als je wilt dat de vacature via werkenbijhofvansaksen Instagram en Facebook of LinkedIn gedeeld wordt, dan ook graag een seintje naar werkgeluk@hofvansaksen.nl
• Zou de vacature ingevuld kunnen worden door iemand met een afstand tot de arbeidsmarkt? Meld de vacature dan ook bij Inclusie, mogelijk staan er al kandidaten klaar die je kunt ontmoeten.
• In dien je een vacature wil sluiten, neem dan contact op met HR of Dennis Krijt (d.krijt@roompot.nl)
• In dien je een kandidaat wil overzetten naar een andere vacature (Binnen de hele organisatie) neem dan contact op met HR of Dennis Krijt (d.krijt@roompot.nl). Dit wanneer de kandidaat bijvoorbeeld niet passend is in zijn/haar vacature maar misschien wel voor iemand anders.
• Bij afwijzen is er ook de keuze om de kandidaat terug te sturen naar HR. Dit is een optie in Ubeeo. Hierbij krijg ik de kandidaat binnen en kijk ik naar een andere passende rol. Dit is interessant voor kandidaten die wel geschikt zijn maar niet voor de rol bij de manager in het team.
• Voor alle afspraken omtrent stage kun je hier vinden

CAO Recreatie

Iedereen werkzaam bij Hof van Saksen valt onder de CAO Recreatie. Bij vragen vanuit de sollicitant zijn de afspraken uit de CAO Recreatie, het huishoudelijk reglement en het werktijdenbeleid van Landal GreenParks van toepassing.

Sollicitaties

• Elke sollicitant ontvangt vanuit Ubeeo automatisch een ontvangstbevestiging.
• In Ubeeo kan je de sollicitaties bekijken, binnen 4 dagen zorg je dat de sollicitant terugkoppeling krijgt. Hoe sneller hoe beter natuurlijk 😊.
• Nodig interne kandidaten van Hof van Saksen en Landal GreenParks standaard uit.
• Zijn er kandidaten die misschien passen bij een collega afdeling? Zorg dat je duidelijke afspraken maakt met de collega die de sollicitant gaat contacten.
• Kandidaten kan je schriftelijk afwijzen via Ubeeo, klik hier voor de tekst.
• Noem altijd de reden van afwijzing. Een persoonlijke noot toevoegen mag vanzelfsprekend.
• Vraag aan sollicitanten voor een bijbaan geen CV op. Je kan een kort telefoontje plegen om bijvoorbeeld naar beschikbaarheid te vragen en zo kan je meteen inschatten of je iemand wilt uitnodigen.
• Update de status van alle sollicitanten in Ubeeo.

Gesprekken

• Nodig een sollicitant uit voor een gesprek binnen 1 week (gerekend vanaf de dag dat je belt), hoe eerder hoe beter.
• Uitnodigen van kandidaten kan via bellen of WhatsApp, bevestig de afspraak via mail en stuur de cultuurwaarden mee, bij een leidinggevende stuur je ook het leiderschapsmanifest mee. Vertel dat het document(en) wordt besproken in het gesprek. Klik hier voor de tekst die je gebruikt om een uitnodiging te mailen.
• Voer maximaal 2 gesprekken met sollicitanten en voor een bijbaan maximaal 1 gesprek.
• Hoe voer je eigenlijk een goed gesprek? Je kan een training volgen over het voeren van gesprekken in Learnit! Verder kan je hier tips, trucs en voorbeeldvragen vinden. Klik hier voor voorbeeldvragen voor een leidinggevende functie.
• Zorg in elk geval dat je in het gesprek de cultuurwaarden aan bod laat komen en bij een gesprek voor een leidinggevende functie is het leiderschapsmanifest een standaard onderwerp in het gesprek.

Referenties

Zorg dat je altijd een referentie checkt voordat je een kandidaat een aanbod doet.

Een referentie kan namelijk extra informatie opleveren of bijvoorbeeld een twijfel bevestigen/ontkrachten als het gaat om vaardigheden, kennis of gedrag. Het is belangrijk om een aantal regels te volgen als het gaan om het inwinnen van referenties:

• Voor het aannemen van hulpkrachten, stagiairs en WOP hoeft geen referentie te worden opgevraagd (maar dit staat je vrij om wel te doen).
• Wij kunnen alleen een referentie opvragen als de sollicitant hiermee instemt. Als een sollicitant een ex-werkgever als referent benoemd op de cv, dan mag je ervan uitgaan dat er toestemming is om contact op te nemen. Zo niet dan kan je in een gesprek aangeven dat we standaard referenties opvragen, je vraagt de sollicitant om de naam van de werkgever en de persoon met telefoonnummer. In het gesprek is het interessant om hier ook op door te vragen waarom bijvoorbeeld een specifieke werkgever wel of niet als referentie wordt gegeven.
• Voor leidinggevende functies is de richtlijn om minimaal twee referenties op te vragen.
• Dont’s: vraag niet naar het ziekteverzuim, politieke voorkeur, geaardheid of godsdienst.
• Vaak kiezen werkgevers voor een neutraal oordeel, vooral als de sollicitant minder goed functioneerde. Dit komt omdat een sollicitant naar de rechter mag stappen als een ex-werkgever te negatieve informatie geeft. Luister daarom goed “tussen de regels door” en stel eventueel een extra vraag. Voorbeelden van vragen die je kunt stellen zijn:
  • Hoe zou u persoonlijkheid van de kandidaat beschrijven?
  • Wat kunt u zeggen over de deskundigheid van de kandidaat?
  • Hoe hebt u de kandidaat ervaren als collega?
  • Welk advies geeft u aan een toekomstige werkgever?
  • Zou u de kandidaat opnieuw aannemen als u op dit moment een geschikte functie vacant zou hebben? (en zo nee, waarom niet?)

Mocht je ondersteuning wensen bij het voeren van sollicitatiegesprekken of met het opvragen van referenties, dan kan je ondersteuning vragen bij Maartje Katoen (m.katoen@hofvansaksen.nl / 06-30325095)

Terugkoppeling gesprekken

• Geef binnen 2 dagen telefonisch terugkoppeling aan de sollicitant.
• Update de status van alle sollicitanten in Ubeeo.

Aanbod

• Doe de sollicitant een aanbod, klik hier voor een voorbeeld aanbod, gebruik altijd dit format!
• Weten welk salaris je kan aanbieden? Bekijk hier het functiehuis en de salarisschalen.
• Hier kan je lezen wat het verschil is tussen fulltime/parttime of een flexcontract.
• Update de status van alle sollicitanten in Ubeeo.
• Laat de sollicitant het indiensttredingsformulier invullen, een kopie van hun paspoort/ID-kaart maken en retour sturen.
• Meld een nieuwe collega in dienst in AFAS.

Afronding

• Zorg dat alle sollicitanten een terugkoppeling hebben gehad.
• Update de status van alle sollicitanten in Ubeeo.

Mocht je in het sollicitatieproces andere wensen hebben, zoals bijvoorbeeld een assessment, dan kan je contact opnemen met Maartje Katoen via m.katoen@hofvansaksen.nl.

Als je na 2 weken geen sollicitaties hebt ontvangen, dan zorgt recruitment voor extra online aandacht. Trek tijdig aan de bel indien je nauwelijks kandidaten ontvangt. Mocht er na deze 2 weken ook geen geschikte kandidaat zich hebben gemeld, dan kan je met recruitment in gesprek om te kijken welke acties we kunnen ondernemen.